Postfächer

Postfächer ermöglichen es dir, deine Buchhaltung noch schneller zu erledigen. Mit Postfächern teilst du ChillBill schon beim Hochladen mit, worum es sich bei deinen Rechnungen handelt.

Am Anfang richtet ChillBill zwei Postfächer für dich ein: eines für Einnahmen und eines für Ausgaben. Wenn du eine Rechnung an eines dieser Postfächer übermittelst, teilst du ChillBill mit, um welche Art von Rechnung es sich handelt.

Rechnungen an Postfächer übermitteln

Du kannst Rechnungen auf zwei Arten an dein ChillBill-Konto übermitteln:

  1. über die Web-Oberfläche oder
  2. per E-Mail

1. Web-Oberfläche

Wenn du dich in ChillBill einloggst, werden deine Postfächer auf der rechten Seite aufgelistet:

Screenshot der Postfächer

Klicke nun auf „Ausgaben“, um eine Rechnung hochzuladen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du die Rechnung auswählen kannst.

PRO-Tip: Du kannst auch mehrere Rechnungen gleichzeitig zum Hochladen auswählen. Wenn du mehrere Dateien hintereinander auswählen willst, halte deine Umschalttaste ⇧ gedrückt. Dann klicke im Dateifenster auf die erste und die letzte Rechnung. Nun sind alle zum Hochladen markiert.

Du kannst Rechnungen auch einfach auf deine Postfächer ziehen, um sie hochzuladen. Markiere dazu auf deinem Computer alle Dateien, die du hochladen möchtest und ziehe sie auf „Ausgaben“.

2. Per E-Mail

Jedes deiner Postfächer hat eine eigene E-Mail-Adresse. Dein Ausgaben-Postfach hat eine Adresse, die in etwa so aussieht: ausgaben@deinefirma.chillbill.co. Wie die E-Mail-Adresse deines Postfachs aussieht, kannst du jederzeit in der Postfachverwaltung nachschauen.

An diese E-Mail-Adresse kannst du deine Rechnungen als Anhang schicken, was besonders praktisch ist, wenn dir Firmen schon Rechnungen per E-Mail senden. In diesem Fall kannst du das E-Mail mit der Rechnung einfach weiterleiten.

Auch wenn du Papierrechnungen an ChillBill senden möchtest, ist die E-Mail-Adresse praktisch: Viele Scanner können eingescannte Dokumente direkt per E-Mail versenden. Stell an deinem Scanner einfach deine Ausgaben E-Mail-Adresse ein, scanne deine Rechnungen und sie landen direkt in ChillBill.

Achtung: Achte darauf, dass du Eingangsrechnungen immer ans Ausgaben-Postfach übermittelst und Ausgangsrechnungen ans Einnahmenpostfach. Im Nachhinein kannst du diese Zuordnung nicht mehr ändern.

Rechnungen in Verarbeitung

Sobald du eine Rechnung an ein Postfach übermittelt hast, siehst du links oben, dass die Rechnung nun verarbeitet wird. Das kann bis zu einen Werktag dauern.

Screenshot der Postfächer

Postfächer verwalten

Du kannst deine Postfächer beliebig ändern, löschen oder Neue hinzufügen. Wenn du in ChillBill eingeloggt bist, klicke rechts oben auf deinen Namen und wähle dann „Einstellungen“.

Screenshot des Einstellungen-Links

Hier siehst du deine bereits angelegten Postfächer. Um ein Postfach zu bearbeiten, klicke auf das Stift-Icon rechts.

Screenshot des Ausgaben-Postfachs

Hier kannst du zum Beispiel dein Ausgaben-Postfach umbenennen. Wie wäre es stattdessen mit dem Namen „Eingangsrechnungen“? Die Adresse könntest du auf „er@deinefirma.chillbill.co” ändern.

Du kannst auch neue Postfächer anlegen und Postfächer löschen.

Achtung: Alle Änderungen sind wirksam, sobald du auf „Speichern” klickst. Änderst du also deine Ausgaben-Adresse und schickst danach ein E-Mail an „ausgaben@deinefirma.chillbill.co”, wird die Rechnung nicht ankommen. Auch wenn du ein Postfach löscht, kommen deine E-Mails an dieses Postfach ab sofort nicht mehr an.

Einstellungsfelder

Für jedes Postfach kannst du die gleichen Einstellungen vornehmen. Folgende Felder stehen dir zur Verfügung: