Der ChillBill BMD-Export für Steuerberatungen

ChillBill wurde mit Steuerberatungen für Steuerberatungen entwickelt. Alle Rechnungsdaten Ihrer MandantInnen werden von ChillBill optimal für Ihre BMD-Buchhaltung aufbereitet. ChillBill hilft Ihnen und Ihrer Kanzlei, den Schritt Richtung Buchhaltung 4.0 zu gehen.

ChillBill Dashboard für Steuerberatungen

Steuerberatungen, die ChillBill verwenden, erhalten persönliche Zugangsdaten für die ChillBill-Webplattform. Das Dasbhoard für Steuerberatungen listet alle Mandanten, welche ChillBill verwenden oder zur Nutzung eingeladen worden sind. Mit der Funktion Neuer Mandant können Steuerberatungen bestehende Mandanten zu ChillBill einladen. Mandanten, welche sich bereits auf ChillBill registriert haben, aber noch nicht im Dashboard aufscheinen, können auf Anfrage der Steuerberatung ausschließlich von ChillBill direkt zugewiesen werden.

Screenshot: Steuerberater Dashboard — Übersicht aller Mandanten, die ChillBill verwenden.

Mandantenbezogene Einstellungen

Mit einem Klick auf den entsprechenden Mandanten öffnet sich eine individuelle Oberfläche, in der Sie mandantenbezogene Einstellungen treffen können. Klicken Sie dazu auf das kleine Zahnradsymbol rechts oben.

Screenshot: Einstellungen auswählen — Mandantenbezogene Einstellungen vornehmen.

Doppelte Buchhaltung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

In den Einstellungen kann zuerst zwischen einer doppelten Buchhaltung und einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unterschieden werden.

Screenshot: Einnahmen-Ausgaben-Export — Auswahl zwischen Einnahmen-Ausgaben-Export und doppelter Buchhaltung.

Konten

Unter der Registerkarte "Konten" kann ein standardmäßiges Gegenkonto eingestellt werden. Um eine automtische Zuweisung des Gegenkontos in BMD zu ermöglichen, müssen Sie die Datei via Vorerfassung Buchungen importieren, außerdem muss das Feld Standardkonto leer bleiben. Eine genau Erklärung zu dieser Funktion finden Sie hier.

Screenshot: Standardkonto — Standardkonto für den Export einstellen.

Anschließend können firmenbezogene Einstellungen für einzelne Zahlungsmittelkonten getroffen werden. Hier ist besonders darauf zu achten, dass vor dem erstmaligen Export die entsprechenden Felder befüllt werden und dass pro Zahlungsmittelkonto nur ein Buchungssymbol verwendet wird. Standardmäßig werden von ChillBill die Zahlungsmittelkonten Bank und Kassa vergeben. Zusätzlich können aber noch weitere Zahlungsmittelkonten durch die Mandanten hinzugefügt werden.

Screenshot: Einstellungen für Zahlungsmittelkonten — Buchungssymbole und Kontonummern müssen für jedes einzelne Zahlungsmittelkonto vergeben werden.

Belegnummern

Bei einem Export via Abgeschlossene Buchungen exportieren können vor dem Export die Belegnummern angepasst werden. ChillBill nummeriert jedes Zahlungsmittelkonto chronologisch nach Rechnungs- bzw. Zahlungsdatum durch.

Stammdaten

In der Registerkarten Stammdaten können die Kunden- und Lieferantennummern des jeweiligen Mandanten angepasst werden. ChillBill legt neue Kunden- und Lieferanten fortlaufend an. Hierzu wird die UID-Nummer des Unternehmens extrahiert und mithilfe einer automatischen Schnittstelle auf ihre Gültigkeit überprüft und die hinterlegten Stammdaten abgefragt.

Wenn Sie bereits Stammdaten eines Mandanten in BMD angelegt haben, können Sie die Kunden- oder Lieferantennummer ändern, um Überschneidungen zu verhindern. Zusätzlich können Sie in BMD spezifische Einstellungen für den Import von Stammdaten treffen.

Screenshot: Stammdatenverwaltung auf ChillBill — Für jeden Kunden und Lieferanten können die Nummern frei gewählt werden.

Wenn Sie diese Einstellungen vorgenommen haben, können Sie wieder in die Exportoberfläche zurückgehen. Klicken Sie dazu einfach auf den Mandantennamen.

Exportoberfläche bei ChillBill

Periode exportieren

Mit dieser Schaltfläche können Sie die Daten Ihres Mandanten für die entsprechenden Monate herunterladen. Wenn Sie nur ein Monat herunterladen wollen, wählen Sie zB. Jänner 2017 - Jänner 2017 aus. Für ein Quartal können Sie zB. Jänner 2017 - März 2017 auswählen. Um Überschneidungen zu verhindern empfehlen wir allerdings den neuen Export via "Abgeschlossene Buchungen exportieren".

Abgeschlossene Buchungen exportieren

Mit dieser Funktion wurde die digitale Belegübergabe von Mandanten an Steuerberatungen noch einfacher gestaltet. Zuerst müssen Unternehmen ihre Rechnungen abschließen. Es können einzelne Rechnungen, aber auch ganze Monate markiert und abgeschlossen werden. Dies hat den Vorteil, dass Rechnungen ab diesem Zeitpunkt nicht mehr verändert oder gelöscht werden können. Die Export-Datei wird chronologisch sortiert und nach Buchungssymbol nummeriert.

Screenshot: Abgeschlossene Buchung exportieren — Laden Sie mit dieser Funktion immer die neuesten Rechnungen herunter.

Rechnungsjournal

Im Rechnungsjournal werden alle Rechnungen gelistet, die vom Mandanten an ChillBill übermittelt wurden.

Nummer: Anzahl der Rechnungen, die in einem Monat übermittelt wurden.

Download: Die einzelne Rechnung kann mit diesem Link heruntergeladen werden.

Datum: Datum, an dem die Rechnung an ChillBill übermittelt wurde.

Status: Eine Rechnung kann den folgenden Status haben:

"gesendet": Die Rechnung wurde an ChillBill übermittelt und befindet sich in Verarbeitung.
"verarbeitet": Die Rechnung wurde verarbeitet und befindet sich im Dashboard für Unternehmen.
"abgelehnt": Die Rechnung wurde aus formalen Fehlern (zB. falscher Mehrwersteuerbetrag) abgelehnt.
"doppelt": Die Rechnung wurde mehrfach übermittelt und ist ein Duplikat.

Abgeschlossen: Die Rechnung wurde vom Klienten abgeschlossen und steht bereit für den Export via Abgeschlossene Buchungen exportieren.

Import in die BMD-Buchhaltung

Der heruntergeladene BMD-Export ist eine ZIP-Datei, die alle nötigen Daten enthält. Im Export befinden sich alle digitalen Rechnungen, sowie CSV-Dateien für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Zahlungsmittelkonten (Kassa, Bank,…) und Stammdaten für Lieferanten und Kunden (Kreditoren und Debitoren).

Diese CSV-Dateien lassen sich mühelos in BMD importieren. Zu jeder Buchung wird in BMD automatisch die digitale Rechnung hinterlegt. Achtung: Da die Archivierung von Dokumenten über Personenkonten läuft, muss vor dem Import von Buchungen ohne Personenkonten eine Dummyperson für Papierloses Buchen erstellt werden.

Buchhaltungsdaten im Export

ChillBill legt automatisch fortlaufende Konten für Lieferanten und Kunden an, die Sie in BMD importieren können. Bestehende Lieferanten- und Kundenkonten Ihrer MandantInnen können von ChillBill übernommen werden.

Als Beispiel dient uns folgender Kassa-Export:

Screenshot: Exportierte BMD CSV-Datei — Eine exportierte Kassa-CSV-Datei, bereit für den Import in BMD.

In dem Export finden sich folgende Felder:

Das beim Export festgelegte Standard-Aufwandskonto.
Als Gegenkonto dient in diesem Fall die Kassa.
Die Belegnummer wird automatisch von ChillBill generiert.
Aktuell werden die Steuercodes 1 (Umsatzsteuer) und 2 (Vorsteuer) erfasst. In Entwicklung: Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen.
ChillBill erfasst unterschiedliche Mehrwertsteuersätze in mehreren Buchungszeilen.

ChillBill eignet sich ideal als BMD-Tool, um die Digitalisierung in Ihrer Kanzlei weiter voranzutreiben. Nutzen Sie ChillBill, um Ihren MandantInnen einen noch besseren Service zu bieten.