Der ChillBill BMD-Import für Steuerberatungen

ChillBill wurde mit Steuerberatungen für Steuerberatungen entwickelt. Alle Rechnungsdaten Ihrer MandantInnen werden von ChillBill optimal für Ihre BMD-Buchhaltung aufbereitet. ChillBill hilft Ihnen und Ihrer Kanzlei, den Schritt Richtung Buchhaltung 4.0 zu gehen.

Grundeinstellungen Import Buchungen

Vor dem ersten Einspielen von Daten, sollten Sie einmal entscheiden, ob Sie das nachträgliche Bearbeiten von importierten Buchungen erlauben möchten oder nicht. Wie immer haben Sie in BMD die Möglichkeit diese Einstellung ALLGEMEIN für alle Buchhaltungen (Schaltfläche ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN) einzustellen und davon abweichend für einzelne Buchhaltungen (Schaltfläche FIRMENBEZOGENE EINSTELLUNGEN) eine andere Logik zu hinterlegen. Firmenbezogene Einstellungen sind also immer "stärker" als die allgemeinen Einstellungen. Starten Sie dazu im Bereich FINANZBUCHHALTUNG / STAMMDATEN die ALLGEMEINEN FIBU-PARAMETER und klicken zuerst auf die Parametergruppe 3 BUCHEN und wählen dann rechts die gewünschte Einstellungsebene, "Firmenbezogen" oder "Allgemein":

Im links auswählbaren, obersten Parameterbereich ALLGEMEIN finden Sie auf der rechten Seite den entsprechenden Parameter BEARBEITEN FREMDBUCHUNGEN (IMPORT BUCHUNGEN). Damit können Sie einstellen, ob der User Fremdbuchungen (importierte Buchungen, Lohn-Buchungsimporte, Vorerfassungsbuchungen) und BMD-eigene Buchungen (z.B. automatische Skontobuchungen, Automatikbuchungen) ändern darf.

Die in dieser Anleitung beschriebenen Buchungen sind Fremdbuchungen und wenn der User diese nach dem Import noch im Buchen-Programm ändern können soll, dann erlauben Sie dies hier bitte mit dem Parameter 1 NUR FREMDBUCHUNGEN oder 3 FREMDBUCHUNGEN UND BMD-BUCHUNGEN.

Grundeinstellungen Import Stammdaten

Vor dem ersten Stammdatenimport, sollten Sie festlegen, in welchem Umfang Stammdaten importiert werden sollen. Auch hier haben Sie in BMD die Möglichkeit diese Einstellung ALLGEMEIN für alle Buchhaltungen (Schaltfläche ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN) einzustellen und davon abweichend für einzelne Buchhaltungen (Schaltfläche FIRMENBEZOGENE EINSTELLUNGEN) eine andere Logik zu hinterlegen. Gehen Sie dazu wiederum in den Bereich FINANZBUCHHALTUNG / STAMMDATEN die ALLGEMEINEN FIBU-PARAMETER und klicken zuerst auf die Parametergruppe 2 KONTENANLAGE und wählen dann rechts die gewünschte Einstellungsebene, "Firmenbezogen" oder "Allgemein":

Unter dem Punkt 5 IMPORT können Sie nun spezifische Einstellungen für die Übernahme von ChillBill-Stammdaten treffen. Wenn Sie bereits Stammdaten für diesen Mandanten angelegt haben und diese nicht überschrieben werden sollen, wählen Sie beim Parameter Kontenanlage das Feld 1 - nur Neuanlagen aus.

Eine weitere Möglichkeit um das Überschreiben von Daten zu verhindern, ist es, unter Kontenänderung das Feld "1 - Stammdaten mit Wert" auszuwählen. Es werden dann nur Stammdaten übernommen, welche einen Wert, wie zB. die Postleitzahl beinhalten.

ChillBill empfiehlt die Einstellung "1 - Nur Neuanlage" und zusätzlich "1 - Stammdaten mit Wert" auszuwählen.

Satzaufbau

Grundsätzlich gibt es für BMD-Buchhaltungen zwei Arten von Importen:

Import von Buchungen: AR, ER, Kassa, Bank usw.

Import von Kontenstamm: Sachkonten und Personenkonten

Wenn Sie nur Buchungen von Zahlungsmittelkonten (Kassa, Bank) importieren, werden Sie in der Regel keine Personenkonten zu importieren haben. Sobald Sie bei einer doppelten Buchhaltung Rechnungen (ARs, ERs) importieren, werden Sie meist auch Personenkonten importieren wollen.

Wichtiger Grundsatz: BMD NTCS erlaubt den Import von Buchungen nicht, wenn die dabei verwendeten Konten noch nicht in der Buchhaltung existieren. Entsprechend werden Sie in dem Fall, dass Sie Konten und Buchungen importieren, immer zuerst die Konten einspielen.

Satzaufbau Konten-Importdatei

Für die Kontrolle einer Importdatei ist es unerheblich, ob Sie diese in Excel oder im Windows-Editor öffnen. Mit einem rechten Mausklick auf eine Importdatei finden Sie in jedem Betriebssystem die Möglichkeit mit dem Kontextmenüpunkt "ÖFFNE MIT" das Programm auszuwählen, mit dem Sie die Datei öffnen wollen. Wenn Sie den Punkt STANDARDPROGRAMM AUSWÄHLEN nehmen, bekommen Sie auch die Möglichkeit das Programm festzulegen, mit dem Sie zukünftig Importdateien mit einem Doppelklick automatisch öffnen lassen wollen:

Für die Festlegung des Standardprogramms ist es wichtig, dass Sie das Häkchen im Feld DATEITYP IMMER MIT DEM AUSGEWÄHLTEN PROGRAMM ÖFFNEN setzen:

Im Windows-Editor sieht eine Lieferantenkonten-Importdatei z.B. so aus:

In Excel würde dieselbe Datei so aussehen:

In der ersten Zeile sollte eine Defintionszeile stehen, die den Inhalt der Spalten erklärt. Bis vor kurzem war es nicht möglich diese Zeile dazu zu nutzen, dass BMD erkennt, welcher Dateninhalt in welcher Spalte übergeben wird.

Man musste vor jedem Import einmal in BMD den Satzaufbau definieren. Sie finden weiter unten beschrieben, wie Sie eine automatische Zuordnung treffen können.

Eine Überarbeitung von Kontenstammdaten vor dem Import - z.B. in Excel - wird in der Regel nicht benötigt.

Satzaufbau Buchungen

Ein großer Vorteil des Imports von Buchungen ist, dass man in der Importdatei den Satzaufbau in der ersten Zeile, der Titelzeile, mit übergeben kann und BMD automatisch weiß, in welcher Spalte welcher Datentyp enthalten ist. Eingangsrechnungs-Buchungen sehen in Excel z.B. so aus:

Eine kurze Übersicht über die Importlogik einzelner Spalten, die beim Import wichtig sind:

Satzart: hier definiert man, was für Buchungen an BMD übergeben werden. Der Standard ist immer 0 und steht für eine normale FIBU-Buchung. Mit der Satzart 1 könnten Kostenrechnungsaufteilungen und mit der Satzart 10 für Buchungen mit gemischtem Steuersatz die einzelnen Steuersätze mit deren Beträgen übergeben werden. Wir werden sehen, dass man beides - Kostenrechnungsaufteilung und die Auftrennung von Steuersätzen auch während des Imports in BMD noch sehr gut steuern kann.

Konto: Übergibt man bei einer Buchung an BMD ein Personenkonto und ein Sachkonto - wie es üblicherweise bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen der Fall ist - wird man in der Regel das Personenkonto immer als KONTO übergeben. Denn in diesem Fall erzeugt BMD beim Import von mehreren Buchungen, die die gleiche Belegnummer, das gleiche Belegdatum und die gleiche Personenkontonummer enthalten, automatisch eine Splittbuchung, sodass am Personenkonto der gesamte Bruttobetrag ankommt, während anschließend einzelne Splittbuchungszeilen übergeben werden:

Bei Buchungen, die aus zwei Sachkonten bestehen - wie es z.B. in der Kassa, aber auch bei Kreditkartenbuchungen der Standard ist, gilt es folgendes zu berücksichtigen: als Konto MUSS immer jenes Konto übergeben werden, das im Falle einer Buchung mit Steuer den Nettobetrag erhält. ChillBill übergibt daher bei Kassabuchungen das Aufwandskonto als Konto und das Kassakonto (z.B. 2700) als Gegenkonto.

Gegenkonto: bei ERs und ARs wird man meist das Sachkonto als Gegenkonto übergeben. Bei Kassa-, Bank- und Kreditkarten-Importen ist das Gegenkonto immer das Kassa-, Bank- bzw. das Kreditkartenkonto.

Buchungssymbol: im Gegensatz zum Konto und Gegenkonto, die in der Buchhaltung vorhanden sein müssen, muss das übergebene Buchungssymbol nicht in der Buchhaltung angelegt sein. Es wird durch den Import aber auch nicht automatisch angelegt und es empfiehlt sich daher auch beim Belegsymbol sicherzustellen, dass es vor dem Import angelegt ist. So können z.B. einzelne Kontoarten für den Import gesperrt werden: etwa, dass man bei ER-Importen keine Kundenkonten übergeben kann oder bei AR-Importen keine Aufwandskonten.

Buchungscode: dieser steuert bei jedem Buchungssatz, ob dieser im Journal mit S (Soll, Wert 1) oder mir H (Haben, Wert 2) angezeigt wird. Die SOLL-HABEN-Logik bezieht sich dabei immer auf das Konto. Im obigen Screenshot werden also die in der Kontospalte übergebenen Lieferantenkonten im Haben bebucht.

Achtung: beim Import von Buchungen hat der Buchungscode rein "kosmetische" Bedeutung und er steuert nur das S- oder H-Zeichen im Journal und NICHT DIE TATSÄCHLICHE SOLL-HABEN-Logik. Die SOLL-HABEN-Logik wird ausschließlich über das Vorzeichen beim Betrag gesteuert. So ist es theoretisch möglich eine HABEN-Buchung durch einen Minus-Betrag in BMD einzuspielen und durch einen "falschen" Buchungscode 1 diese Buchung irrtümlich als SOLL-Buchung auszuweisen; man sieht dann im Journal und am Kontoblatt ein S für eine SOLL-Buchung. In Wahrheit handelt es sich bei dieser Buchung um eine HABEN-Buchung, was man immer am Minus beim Betrag erkennt. Wenn Sie daher Buchungen vor dem Import überarbeiten wollen bedenken Sie, dass die SOLL-HABEN-Logik ausschließlich über das Vorzeichen beim Betrag gesteuert wird. Es macht natürlich Sinn den BUCHUNGSCODE im Bedarfsfall anzupassen, auch wenn damit nur eine "kosmetische Information" beeinflusst wird.

Betrag: wie schon beim vorigen Punkt beschrieben, steuert das Vorzeichen die SOLL-HABEN-Logik der Buchung. Ein positiver Betrag (also ohne Vorzeichen) bewirkt am Konto, das in der Spalte KONTO übergeben wird, eine SOLL-Buchung und ein negativer Betrag ergibt eine HABEN-Buchung. Wird als Konto ein Personkonto übergeben, so hat man immer einen Bruttobetrag zu übergeben. Wird als Konto - wie z.B. bei Kassabuchungen - jedoch ein Sachkonto übergeben, das nur einen Nettobetrag erhalten soll, dann übergibt man nur den Nettobetrag.

Steuercode: beim Import kommen die gleichen Steuercodes zur Anwendung wie auch in der Buchhaltung. Die wichtigsten Steuercodes sind also 1 für Umsatzsteuer- und 2 für Vorsteuer-Buchungen.

Prozent: kommt bei einer Buchung ein Steuersatz vor, so wird dieser in der Spalte Prozent übergeben.

Steuer: kommt bei einer Buchung ein Steuersatz zur Anwendung, so steuert das Vorzeichen des Steuerbetrags, ob er auf dem Steuerkonto* im Soll (Steuerbetrag ist positiv ohne Vorzeichen) oder im Haben (negativer Steuerbetrag) ankommt. (* bei Steuercode 2 üblicherweise das Vorsteuer-Konto 2500 und bei Steuercode 1 das Umsatzsteuerkonto 3500)

Dokument: wenn Sie in dieser Spalte Dateinamen von z.B. PDF-Dateien übergeben und diese PDF-Dateien auch im gleichen Ordner gespeichert sind wie die Import-CSV-Datei, dann können Sie diese PDF-Dateien in ein zuvor angelegtes Mandantenarchiv automatisch mitimportieren, um eine papierlose Buchhaltung zu erhalten. Dies gilt sowohl für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, als auch für den Import von Zahlungsmittelbuchungen wie Kassa-, Bank- oder Kreditkartenbuchungen. Wichtig: da in BMD jeder Beleg im Archiv immer unter einer Personennummer abgelegt wird, muss für Buchungen, in denen keine Personennummer vorkommt (also kein Lieferant und kein Kunde), eine Dummypersonenkontonummer angelegt und im Archiv hinterlegt werden. Wie das funktioniert zeigen wir hier:

Dummypersonenkonto für Dokumentenimport: Legen Sie für den Import von PDF-Dateien bei Kassa- (Bank- oder Kreditkarten-) Buchungen in einem ersten Schritt einmalig eine Dummykundenperson im Kontenprogramm an. Die Kundennummer und der Kundenname kann dabei von Ihnen völlig frei gewählt werden, z.B. 299990 Dummykunde für Papierlos Buchen:

Im zweiten Schritt muss nun einmal im Mandantenarchiv der Buchhaltung im Feld 13 Standardperson dieser Dummykunde hinterlegt werden und BMD legt dann bei jedem Import von Buchungen, die kein Personenkonto ansprechen, die importierten PDF-Belege auf diesem Dummykunden 299990 ab.

Prinzipiell können Sie die Datei mit den Buchungen vor dem Import in Excel überarbeiten, etwa wenn Sie keine PDF-Dateien beim Import miteinspielen wollen und die entsprechende Spalte in Excel ab der zweiten Zeile einfach leeren oder alternativ gleich die ganze DOKUMENT-Spalte löschen. Da Ihnen der nachfolgend beschriebene Import über die NTCS-Vorerfassung jedoch ohnedies weitreichende Überarbeitungen ermöglicht, wird eine Änderung in Excel in der Regel nicht benötigt.

Import Stammdaten

In der Regel werden nur beim Import von Eingangs- oder Ausgangsrechnungen zuvor die entsprechenden Personkontenstammdaten in BMD eingespielt. Vor dem erstmaligen einspielen von Stammdaten aus ChillBill, sollten Sie festlegen, welche Daten übernommen werden sollen:

Dazu starten Sie in BMD das KONTENPROGRAMM und schalten oben rechts um auf LIEFERANTEN:

Anschließend wählen Sie im ersten Menü KONTO den Punkt IMPORT-PERSONENKONTEN VARIABEL:

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie ein Modell anlegen können. Dies ist für einen einmaligen Import zwar nicht notwendig, aber wenn Sie wiederholt Personenkontendaten importieren, macht die Anlage eines Importmodells Sinn, weil Sie einen fixen Speicherort für die Importe einmalig im Modell hinterlegen können. Um ein neues Modell anzulegen, klicken Sie auf das blaue Dreieck im Feld KONTEN IMPORT-MODEL und wählen im sich öffnenden Fenster im ersten gleichnamigen Menü den Punkt NEU:

Zuerst wählen Sie im Feld KENNZEICHEN aus, ob es sich um ein ALLGEMEINES oder um ein FIBU-BEZOGENES Importmodell handelt. Da Sie in der Regel bei mehr als einem Mandanten Daten importieren werden und diese in eigenen Ordnern auf Ihrem Server ablegen, wird es meist Sinn machen so ein Importmodell immer nur FIBU-Bezogen anzulegen. Wenn Sie jedoch alle Importe immer über einen zentralen Ordner abwickeln, können Sie das Importmodell auch ALLGEMEIN anlegen, sodass es in allen FIBUs zur Verfügung steht. Öffnen Sie das Feld 9 Importdatei mit dem blauen Dreieck und navigieren Sie zum Ordner, in dem sich die von ChillBill heruntergeladene Datei Stammdaten_Lieferanten befindet und klicken diese zuerst an und wählen dann unten rechts den ÖFFNEN-Button.

Anschließend haben Sie die Möglichkeit im Feld 9 ganz zuletzt den Dateinamen wieder zu löschen:

Nach dem Löschen bleibt nur noch der Pfad bis zum Ordner bestehen, in dem zukünftig die Importdateien abgelegt werden.

Warum kann es Sinn machen den Dateinamen zu löschen? Eventuell werden Sie die Personenstammdateien mit verschiedenen Namen versehen - etwa mit dem Monatsdatum. So hat jede Importdatei immer einen neuen Namen und er kann hier nicht fix hinterlegt werden. Da Sie aber den Speicherort der Dateien fix hinterlegt haben, können Sie jeden Monat mit zwei Mausklicks die gewünschte Importdatei auswählen. Wenn die zu importierende Personenkontendatei ohnedies immer den gleichen Namen hat, können Sie den Dateinamen im Feld 9 IMPORTDATEI auch stehen lassen. In den aktuellen NTCS-Versionen ist es nun möglich das automatische Erkennen der Titelzeile einer Kontenstammdaten-Importdatei zu aktivieren. Setzen Sie dazu ein Häkchen in das Feld 11 ZUORDNUNGSDATEI VERWENDEN und wählen dann im Feld 12 BENUTZERDEFINITIERTE ZUORDNUNGSDATEI die Datei FIBU_IMPORT_MAPPING_PERSONENKONTO.txt. Im nachfolgenden Screenshot sehen Sie den Speicherpfad dieser Datei im NTCS-Programmverzeichnis:

Dadurch müssen Sie nun keine eigene Feldauswahl mehr treffen und BMD erkennt die Spaltenüberschriften automatisch. Bitte aktivieren Sie die Häkchen in den Feldern 15 SEPARATOR AUTOMATISCH BESTIMMEN, 18 ZEICHENSATZ AUTOMATISCH BESTIMMEN und stellen das Feld 20 ZEICHENSATZTABELLE auf AUTOMATISCH. Im Feld 25 können Sie auswählen, ob die Datei nach dem Import umbenannt und verschoben werden soll. Als Dateiname wird dabei das Importdatum verwendet und im Feld 26 können Sie einen Ordner für die alten Importe auswählen, in den die Dateien von BMD nach dem Import automatisch verschoben werden. So können Sie rückwirkend die historischen Importe im Bedarfsfall noch nachvollziehen.

Nach der Anlage des Modells klicken Sie ganz unten auf den SPEICHERN-Button und können anschließend im Modell-Auswahlfenster gleich das soeben neu angelegte Modell mit einem doppelten Mausklick auswählen:

Wenn Sie sich für die Speicherung nur des Speicherordners ohne den Namen der Importdatei entschieden haben, müssen Sie anschließend im Importfenster im Feld IMPORTDATEI mit dem blauen Dreieck das Dateiauswahlfenster öffnen und die Personenkonten-Datei auswählen:

Anschließend sehen Sie die Vorschau der zu importierenden Daten:

Wenn Sie möchten, können Sie vor dem eigentlichen Import unten links mit der Schaltfläche PRÜFUNG DATEISTRUKTUR eine Analyse der zu importierenden Datei durchführen lassen. Nachdem Sie deren Ergebnis mit der OK-Taste schließen, können Sie den Import mit der OK-Taste durchführen. In der Regel wird der Import immer problemlos funktionieren. Sollte es ein Problem geben, steht Ihnen die BMD-Hotline kostenlos unter 050 883 zur Verfügung. Kleinere Mängel versucht der BMD-Import automatisch zu beheben und zeigt die entsprechende Korrektur nach dem Import auch in einem Protokoll an:

Danach erhalten Sie eine Zusammenfassung über die importierten Daten:

Standard-Import mit eingeschränkter Bearbeiten-Funktion

Üblicherweise werden Buchungsdateien - etwa aus dem BMD-Lohn - direkt über das Programm IMPORT BUCHUNGEN importiert.

Wenn die zu importierenden Buchungen keine oder nur geringe Überarbeitung benötigen - also Sie z.B. nur ein Konto ausbessern wollen, aber keine Splittbuchungen anlegen wollen - dann reicht dieser direkte Import mit dem Programm IMPORT BUCHUNGEN. Vor dem ersten Import werden Sie einmal das Importmodell - in der Regel immer FIBU-bezogen - anlegen. Wählen Sie im IMPORT-BUCHUNGEN-Programm zuerst die richtige Firma und die gewünschte Fibu. Danach öffnen Sie mit

1. dem blauen Dreieck das Modellauswahlfenster und
2. mit der F5-Taste ein neues Modell anlegen.
3. Dieses legen Sie bitte immer FIBU-bezogen an, da Sie in der Regel je Mandant einen eigenen Ordner definieren wollen, in den die Importdateien abgelegt werden.
4. Im Feld 5 Dateinamen öffnen Sie mit dem blauen Dreieck das Dateiauswahlfenster und navigieren zur gewünschten Datei, die Sie importieren möchten.
5. Mit Doppelklick auf die Datei wählen Sie sie aus und klicken dann
6. auf speichern und schließen das Modellanlagefenster mit der ESC-Taste.
7. Mit einem Doppelklick auf das neu angelegte Modell wählen Sie diesen aus und können
8. anschließend mit dem ANZEIGEN-Button die Buchungen in der Vorschau anzeigen:

Sie erhalten ein Vorschau-Fenster mit den Buchungen:

• Buchungszeilen mit schwarzem Text können problemlos eingespielt werden;
• Zeilen mit rotem Text enthalten Buchungen, die ohne manuelle Korrektur nicht eingespielt werden können;
• blaue Zeilen können prinzipiell eingespielt werden, aber enthalten eine Unregelmäßigkeit oder Auffälligkeit, die von BMD unten im Fehlerregister auch erklärt wird; im Screenshot unten etwa erfährt man, dass das Passiva-Konto 9990 bei ER's in der Regel nicht verwendet wird:

Vor dem Import sind auch bei dieser Importvariante einige Bearbeiten-Funktionen möglich. Um schnell bei einem Datensatz z.B. das Gegenkonto zu ändern, reicht ein Doppelklick auf z.B. die Gegenkontonummer 9990 und Sie können direkt die Gegenkontonummer ausbessern. Sie haben dabei - wie auch beim Buchen - die Möglichkeit nach vorhandenen Kontonummern mit der F4-Taste zu suchen

Nach der Änderung klicken Sie ganz links auf das SPEICHERN-Symbol. Wenn Sie zahlreiche Gegenkonten ändern wollen, können Sie auch die "AUTOMATISCHE BEARBEITUNG" starten: entweder durch die Tastenkombination ALT-F6 oder indem Sie im Menü BUCHUNG den Eintrag AUTOMATISCHES BEARBEITEN wählen.

Beim automatischen Bearbeiten werden alle Felder, die man ändern kann, automatisch geöffnet und Sie können mit der ENTER- oder mit den Cursortasten direkt durch alle änderbaren Felder navigieren und diese bei Bedarf ändern.

Auch das "automatische Bearbeiten" beenden Sie zuletzt mit einem Klick auf das SPEICHERN-Symbol links:

Neben dem Ändern der vorhandenen Daten, erlaubt dieses Standard-Importprogramm keine Erzeugung von Splittbuchungen wie der nachfolgend beschriebene Vorerfassungs-Import. Immerhin können Sie aber unten im Register KOSTENAUFTEILUNG mit rechtem Mausklick oder der F5-Taste eine Aufteilung auf mehrere Kostenstellen machen.

Abschließend können Sie mit Klick auf den Button IMPORTIEREN den Import durchführen.

Vorerfassungs-Import mit erweiterten Funktionen

Gegenüber dem zuvor beschriebenem Standardimport bietet der Import über das Vorerfassungs-Programm einige Vorteile, z.B. die Möglichkeit vor dem Import aus einem Buchungssatz eine Splittbuchung zu erzeugen oder einen automatischen Gegenkonto-Vorschlag. Vor dem Import in das Vorerfassungs-Programm muss je Importart - Kassa, Kreditkarte, Bank, ER oder AR - ein entsprechendes "Vorerfassungsbuch" angelegt werden.

Import von Kassa-, Kredit- oder Bankbuchungen

Kassa-, Kredit- und Bankbuchungen sind prinzipiell gleich und werden hier gemeinsam vorgestellt. Vor dem eigentlichen Import muss das betreffende "Buch", also ein Kassabuch oder ein Bankbuch angelegt werden. Da es kein eigenes Buch für Kreditkartenbuchungen gibt, empfiehlt es sich diese Buchungen via Bankbuch zu erfassen. Starten Sie dazu das Programm VORERFASSUNG BUCHUNGEN:

Es öffnet sich das Programm-Fenster, in dem Sie - wie im Buchenprogramm gewohnt - zuerst die betreffende Firma und die richtige FIBU auswählen. Dann öffnen Sie im BUCH-Feld mit dem blauen Dreieck die Bücherverwaltung und können mit der F5-Taste oder im Menü BÜCHER mit dem Punkt NEU ein neues Vorerfassungs-Buch für den Import anlegen:

Das wichtigste Feld ist das Feld VORERFASSUNGSTYP, in dem Sie einstellen, ob Sie ein Kassabuch (auch für Spesenbuchungen), ein Bankbuch (auch für Kreditkartenzahlungen), ein Wareneingangsbuch (für ERs) oder ein Ausgangsrechnungsbuch anlegen wollen.

Sie werden als Buchungssymbol in der Regel ein gemeinsames Buchungssymbol für ALLE Bewegungen hinterlegen. Sie hätten aber zum Beispiel bei Ausgangsrechnungen die Möglichkeit mit den Felder 18 und 19 (bei Bedarf in der Feldauswahl einblendbar) zwei unterschiedliche Buchungssymbole - also z.B. AR und GS - für den Import zu hinterlegen.

Mit dem Feld 11 Gegenbuchungs-Art legen Sie fest, ob jede Buchung am Gegenkonto (hier Kassa) auch jeweils eine eigene, einzelne Buchung erzeugen soll - oder ob Sie lieber nur ganz am Ende ein gemeinsame Sammelgegenbuchung haben wollen (wenn Sie einen laufenden Kassa- oder Banksaldo am Gegenkonto Kassa bzw. Bank kontrollieren wollen, werden Sie sich für Einzelgegenbuchung entscheiden).

Nach dem Speichern des neu angelegten Buches können Sie anschließend das Buch mit einem Doppelklick auswählen:

Bei weiteren Importen in Folgemonaten wählen Sie das betreffende Buch im Feld BUCH mit dem blauen Dreieck und anschließendem Doppelklick immer direkt aus. Anschließend wählen Sie im anfangs noch leeren Kassabuch im Menü Extras den BUERF-IMPORT:

Es öffnet sich das Fenster für den BUERF-Import, in dem Sie

1. das Feld IMPORT-MODELL mit dem blauen Dreieck öffnen. Zukünftig werden Sie anschließend bei jedem Import das gewünschte Importmodell direkt auswählen können - aber beim ersten Mal muss es erst noch angelegt werden. Dazu drücken Sie
2. die F5-Taste und wählen
3. im Feld Kennzeichen den Eintrag "FIBU-bezogen".
4. Im Feld 5 Dateiname können Sie mit der F4-Taste oder mit Klick auf das blaue Dreieck ein Dateiauswahlfenster öffnen, in dem Sie zum Ordner mit der zu importierenden Kassabuchdatei gehen und die betreffende Datei mit Doppelklick auswählen.
5. Nach dem Klick auf den Speichern-Button können Sie
6. nun mit Doppelklick das neu angelegte Importmodell auswählen.

Mit einem Klick auf den OK-Button startet der eigentliche Import und Sie erhalten anschließend auch ein Importprotokoll.

Wenn Sie anschließend im Vorerfassungsfenster keine Buchungen sehen, hat dies immer folgenden Grund: Sie müssen zur Ansicht der Buchungen immer das gewünschte Monat ausfüllen. In unserem Fall enthielten die importieren Kassabuchungen Bewegungen aus dem Monat 7 und nach der Eingabe des Buchungsmonats 7 sieht man auch die importierten Monate:

Wie schon im Kapitel 4 beim normalen Standardimport beschrieben, haben Sie wieder die Möglichkeit mit doppelten Mausklicks oder der F6-Taste die Buchungszeilen für die Bearbeitung zu öffnen und einzelne Felder zu überarbeiten. Sie haben nun auch die Möglichkeit einen gemischten Steuersatz bei einer Buchung zu erfassen. Dazu doppelklicken Sie auf das gewünschte Betragsfeld und können dann mit Klick auf das Auswahlviereck oder durch Drücken der F8-Taste das Dropdownfenster für die Erfassung der Beträge, getrennt nach Steuersatz öffnen.

Am oberen Rand der Buttonleiste unten wird Ihr Mauszeiger zu einem Doppelpfeil. Sie können dann mit gehaltener linker Maustaste die Buttonleiste nach oben größer ziehen, sodass sie zweizeilig wird. Dadurch wird der wichtige Button BRUTTO/NETTO sichtbar, mit dem Sie beim Erfassen von Beträgen mit gemischtem Steuersatz zwischen der Brutto- und der Netto-Erfassung umschalten können.

Wenn Sie in der Bank einen OP-Ausgleich erfassen wollen oder generell Kostenstellen und Kostenträger eingeben wollen, blenden Sie sich auf gewohnte Weise die betreffenden zusätzlichen Spalten ein: einfach einen rechten Mausklick auf irgendeine Überschrift machen und SPALTE HINZUFÜGEN klicken.

Damit sich BMD die geänderte Ansicht merkt, müssen Sie wie immer einen rechten Mausklick auf eine Überschrift machen und den Punkt TABELLENLAYOUT SPEICHERN wählen.

Wenn ein Beleg auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden soll, erfassen Sie den Beleg ganz normal und drücken im KO-Feld (für die Kostenstelle) die F8-Taste oder klicken auf dieses Symbol:

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie in mehreren Zeilen die anteiligen Beträge für die einzelnen Kostenstellen erfassen können:

Sie sehen hier die Summe der bereits erfassten Beträge und können ihn mit dem zu erfassenden Gesamtbetrag vergleichen. Da die Beträge der Kostenrechnung immer nur NETTO-Beträge sind, erwartet die Aufteilungsmaske auch NETTO-Beträge:

Wenn Sie ausnahmsweise Bruttobeträge erfassen wollen in der Aufteilungsmaske, können Sie mit dem Button BRUTTO/NETTO umschalten. Theoretisch könnten Sie mit dem NEU-Button oder der F5-Taste sogar neue Buchungen manuell erfassen. Mit dem LÖSCHEN-Button bzw. der F7-Taste können Sie eine ev. nicht benötigte Buchung auch wieder löschen. Im Menü --> Funktionen finden Sie zahlreiche weitere Funktionen:

Splittbuchung erstellen

Mit dieser Funktion kann eine Splittbuchung erfasst werden. Ob in den Splittaufteilungen Brutto- oder Nettobeträge erfasst werden, ist abhängig von der Einstellung am Buchungssymbol. Mit der Funktion STRG + 2 oder dem Button "Brutto/Netto" im Feld Betrag kann der Vorschlag übersteuert werden.

Buchung aufsplitten

Mit dieser Funktion kann eine bereits erfasste Buchung auf eine Splittbuchung aufgeteilt werden.

Splitt: Zeile einfügen

Bei einer Splittbuchung eine Zeile einfügen.

Splitt: Zeile löschen

Bei einer Splittbuchung die aktive Zeile löschen

Restbetrag übernehmen

Mit dieser Funktion kann bei einer Splittbuchung der offene Restbetrag in die Buchungszeile übernommen werden.

Buchungen löschen

Damit können alle Buchungen einer Periode eines gesamten Buches gelöscht werden. Es werden jedoch nur Buchungen gelöscht, die noch nicht verbucht sind. Nach dem Starten der Funktion kommt eine Abfrage nach der Periode und dem Buch, aus welchem die Buchungen gelöscht werden sollen.

Einfaches Kontieren

Mit dieser Funktion können bereits erstellte Buchungen zu einem späteren Zeitpunkt kontiert werden. Dabei kann ausgewählt werden, ob alle Buchungen durchlaufen werden sollen oder nur jene Buchungen mit fehlenden Konten. Sobald die Funktion gestartet wurde, können die Buchungen nacheinander bearbeitet werden, wobei aber nur die Felder Konto, Gegenkonto, Steuercode, Prozentsatz und OP den Fokus erhalten.

Laufende Nummer ändern

Diese Funktion dient zum Ändern der laufenden Nummer. Der aktuelle Beleg wird beginnend mit der eingegeben neuen laufenden Nummer eingereiht. Die anderen Belege werden entsprechend höher nummeriert, sodass der aktuelle Beleg an der gewünschten Stelle eingefügt wird. Die Belegnummern werden dabei nicht geändert! Hinweis: Diese Funktion steht nur bei noch nicht verbuchten Belegen zur Verfügung. Splittbuchungen werden als gesamter Beleg verschoben.

Belege nachreihen

Durch Änderungen und Löschungen von Buchungen kann es vorkommen, dass die Belegnummern nicht mehr in korrekter Reihenfolge vorliegen bzw. Lücken zwischen den Belegnummern entstehen. Hier ist es möglich, die Belegnummern aufsteigend sortiert nachzureihen. Es wird mit der Belegnummer der ersten Buchung dieser Periode, die noch nicht verbucht ist, begonnen und nachgereiht.

Belege nachreihen

Durch Änderungen und Löschungen von Buchungen kann es vorkommen, dass die Belegnummern nicht mehr in korrekter Reihenfolge vorliegen bzw. Lücken zwischen den Belegnummern entstehen. Hier ist es möglich, die Belegnummern aufsteigend sortiert nachzureihen. Es wird mit der Belegnummer der ersten Buchung dieser Periode, die noch nicht verbucht ist, begonnen und nachgereiht.

Beleg-Dokument anzeigen

Falls auf der Buchung ein Beleg-Dokument hinterlegt ist, kann es mit dieser Funktion angezeigt werden.

Verbuchen

Mit dieser Funktion können die vorerfassten Buchungen verbucht werden.  In einem Dialogfenster muss das Buchungsdatum eingegeben werden. Weiters müssen alle Bücher, die für den gewählten Zeitraum verbucht werden sollen, ausgewählt werden. Die Auswahl der Bücher erfolgt über Doppelklick oder mit der RETURN-Taste auf der entsprechenden Zeile. Sollen alle Bücher verbucht werden, können diese mit der Funktion „Alle auswählen“ markiert werden. Anschließend muss die Verbuchung mit dem Button „Verbuchen“ gestartet werden. Wird im Feld "Vorschau anzeigen" ein Häkchen für "Ja" gesetzt, dann wird vor der Verbuchung noch das BuErf-Fenster geöffnet. In diesem Fenster können die Buchungen nochmals kontrolliert werden bzw. sind vorhandene Fehler oder Hinweise leichter zu erkennen. Mit der Funktion "Infos Auszifferung" können vorhandene Fehler oder Hinweise zur Auszifferung aufgerufen werden. Bei Verbuchung in der NTCS erscheint eine Meldung mit der Anzahl der erfolgreich verbuchten Datensätze.

Verbuchen bis Lfd-Nr

Mit dieser Funktion können Buchungen bis zu einer bestimmten lfd.-Nummer, welche rechts oben eingegeben werden kann, verbucht werden. In diesem Verbuchungs-Fenster ist die Combobox für die Auswahl der Bücher inaktiv, da nur jenes Buch verbucht werden kann, in welchem die Funktion gestartet wurde. Wird im Feld "Vorschau anzeigen" ein Häkchen für "Ja" gesetzt, dann wird vor der Verbuchung noch das BuErf-Fenster geöffnet. In diesem Fenster können die Buchungen nochmals kontrolliert werden bzw. sind vorhandene Fehler oder Hinweise leichter zu erkennen. Mit der Funktion "Infos Auszifferung" können vorhandene Fehler oder Hinweise zur Auszifferung aufgerufen werden.

Wie bei den letzten beiden Funktionen beschrieben starten Sie die eigentliche Verbuchung, indem Sie im Menü Funktionen eine der beiden VERBUCHEN-Funktionen wählen. Normalerweise wird es die normale VERBUCHEN-Funktion sein, die alle Buchungen importiert. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle "Bücher" sehen, die noch nicht importiert wurden. Durch einen Doppelklick in der linken Spalte AUSWAHL können Sie ein Häkchen setzen, durch den das betreffende Vorerfassungsbuch für den Import markiert wird. Anschließend klicken Sie auf den Verbuchen-Button.

Sie erhalten danach ein kurzes Importfeedback:

Import von Eingangs- oder Ausgangsrechnungen

Nach der Anlage des ER-Wareneingangsbuches können Sie wie im Kapitel 5.1 beschrieben im Menü EXTRAS den BUERF-IMPORT aufrufen. Im Feld IMPORT-Modell können Sie nach dem Klick auf das blaue Dreicksymbol mit der F5-Taste wieder ein neues Importmodell anlegen:

Legen Sie auch dieses Importmodell wieder FIBU-bezogen an.

Sollten Sie nach dem Import der ER-Datei keine Buchungen sehen, stellen Sie sicher, dass im Feld PERIODE das korrekte Buchungsmonat ausgewählt wurde.

Die eigentliche Bearbeitung der ER-Buchungen und auch deren Verbuchung erfolgt völlig gleich wie im Kapitel 5.1 bei den Kassabuchungen beschrieben.

Automatischer Vorschlag von Gegenkonten

Sie haben bei der Verbuchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen die Möglichkeit sich das Sachkonto automatisch vorschlagen zu lassen. Dazu sind folgende zwei Bedingungen notwendig:

• Hinterlegung eines Gegenkontovorschlages am Personenkonto

Im Personenkontostamm von Lieferanten- und Kundenkonten können Sie im Feld 147 Lief-Vorschlag Gegenkonto bzw. 147 Kunden-Vorschlag Gegenkonto ein beliebiges Sachkonto hinterlegen:

• Einspielung von Buchungen ohne Gegenkonto bei diesen Personen

Wenn Sie nun Buchungen mit dem Vorerfassungs-Import einspielen, können Sie bei den Buchungen, die jene Personenkonten ansprechen, wo Sie das Feld 147 Vorschlag Gegenkonto ausgefüllt haben, das Gegenkonto einfach leer lassen und beim Import wird von BMD das hinterlegte Sachkonto als Gegenkonto vorschlagen. Hierzu löschen Sie das Standard-Gegenkonto aus den ChillBill Einstellungen raus. Beim direkten Standard-Import von Buchungen mit dem Programm IMPORT BUCHUNGEN steht dieser Automatismus nicht zur Verfügung. So sieht die zu importierende Buchungsdatei ohne Gegenkonten in Excel aus:

Beim Einspielen im Vorerfassungsprogramm werden die am Personenkontenstamm hinterlegten Vorschlagskonten automatisch von BMD ergänzt:

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