Aufbewahrungspflicht von Rechnungen

Kristin Thallinger am

Deine Ordner und Regale sind längst überfüllt? Du möchtest endlich wieder Platz für deine neuen Unterlagen schaffen? Jetzt stellt sich nur mehr die Frage, wie lange du denn deine alten Aufzeichnungen überhaupt aufheben musst bzw. ob es da vielleicht auch Unterschiede gibt. Alles was du über die Aufbewahrungspflicht wissen musst, haben wir für dich zusammengefasst.

Grundsätzlich musst du deine Aufzeichnungen 7 Jahre aufbewahren. Die 7-Jahres-Frist gilt allerdings nicht für alle Unterlagen. Mit der folgenden Tabelle wollen wir dir einen Überblick über einige ausgewählte Aufbewahrungsfristen geben.

Belegart Aufbewahrungsfristen
alle Belege 7 Jahre
Aufstellung der Einnahmen/Ausgaben 7 Jahre
Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen 7 Jahre
Unterlagen die Grundstücke betreffen 12 oder 23 Jahre
Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Dienstleistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der neue Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird 10 Jahre
Zu einem anhängigen Berufungsverfahren, gerichtlichen oder behördlichen Verfahren gehörende Unterlagen Solange das Verfahren dauert

Die Frist startet mit Schluss des Kalenderjahres, für das du die Verbuchung vorgenommen hast bzw. auf das sich der Beleg bezieht. Um das besser zu veranschaulichen, haben wir hier zwei Beispiele für dich vorbereitet.

Beispiel 1: Eine mit 3. Jänner 2010 datierte Eingangsrechnung musst du bis zum 31. Dezember 2017 aufbewahren. Erst am 1. Jänner 2018 darfst du die das Jahr 2010 betreffenden Buchhaltungsunterlagen samt den zugehörigen Belegen entsorgen (wenn die Aufbewahrungsfrist sieben Jahre beträgt).

Wenn das Kalenderjahr von deinem Wirtschaftsjahr abweicht läuft die Frist vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Beispiel 2: Wirtschaftsjahr von 1.2.2015 bis 31.1.2016: Ist die Rechnung mit 3.2.2015 ausgestellt, muss sie bis zum 31.12.2023 archiviert werden.

Unterlagen für die du immer Platz haben solltest

Manchmal dienen Unterlagen der Beweisführung zum Beispiel in den Bereichen Arbeits-, Bestands-, Eigentums- oder Produkthaftungsrecht. Wir empfehlen dir diese Dokumente nicht zu entsorgen.

Trifft auf deine Unterlagen aus dem Jahr 2009 keine der genannten Eigenschaften zu, so kannst du ohne Bedenken deine Aufzeichnungen, Bücher, Belege und Geschäftspapiere vernichten und dadurch wieder viel Platz für die Unterlagen des Jahres 2017 zu schaffen.

ChillBill Tipp: Du hast auch die Möglichkeit all deine Unterlagen elektronisch zu archivieren zB. mit Belegscannern, Mikrofilmen, Datenträgern oder Cloud-Archiven! In diesem Sinne: Digital ist besser.




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